7 labākā dokumentu pārvaldības programmatūra

7 labākā dokumentu pārvaldības programmatūra


Dokumentu pārvaldības rīki glabāšanas iespējas apvieno ar piekļuves tiesību funkcijām. Labākās sistēmas ļauj gan administratoriem, gan komandu vadītājiem, gan individuāliem lietotājiem katram pateikt, kā piekļūt sistēmas failiem. Ideālā gadījumā dokumentu pārvaldības sistēma ietver arī nepārtrauktības funkcijas, lai uzņēmumi varētu atgūties no katastrofām.

Mūsdienās tirgū ir pieejams plašs dokumentu pārvaldības rīku klāsts, un visu to izpēte prasīs daudz laika. Mēs esam saīsinājuši dokumentu pārvaldības rīku tirgus izpētes uzdevumu, izveidojot sarakstu.

Ja jums nav laika izlasīt visu ziņu, tas ir šeit mūsu labāko dokumentu pārvaldības rīku saraksts:

  1. SolarWinds Passportal (GET DEMO) No mākoņa pieejama paroļu pārvaldītāja un dokumentu pārvaldniece.
  2. IT līme Mākonis balstīts dokumentu un paroli pārvaldnieks.
  3. ITBoost Mākoņos balstīta dokumentu pārvaldības sistēma.
  4. Konflikts Dokumentu pārvaldības sistēma, ko plaši izmanto IT projektos.
  5. G-Suite Uzņēmumiem piedāvāta Google diska un Google dokumentu kombinācija.
  6. Zoho Office Suite Dokumentu redaktoru, glabāšanas un dokumentu pārvaldības rīku komplekts.
  7. DocuWare mākonis Mākoņos balstītu dokumentu glabāšanas, arhivēšanas un pārvaldības pakalpojumi.

Labākie dokumentu pārvaldības rīki

Plašāku informāciju par katru no šīm sistēmām varat lasīt nākamajās sadaļās.

1. SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Pases informācijas panelis

Passportal by SolarWinds ir paredzēts pārvaldītiem pakalpojumu sniedzējiem, un to tirgo SolarWinds JTP dalīšana. Tiek ierosināts, ka JTP dokumentu pārvaldības sistēmu izmantos gan savai dokumentācijai, gan arī kā papildu pakalpojumam, ko var atkārtoti izmantot klientiem..

Nav iemesla, kāpēc uzņēmumiem nevajadzētu iegādāties sistēmu tieši savām vajadzībām. Tas ir mākonis balstīts pakalpojums un tā ir pieejama no jebkuras operētājsistēmas, izmantojot pārlūku.

Passportal Suite ietilpst paroļu pārvaldnieks, kā arī dokumentu pārvaldnieks. Šī ir Passportal bāzes pakete, tāpēc nav iespējams abonēt tikai dokumentu pārvaldības rīku, kuru sauc SolarWinds dokumentu pārvaldnieks.

SolarWinds dokumentu pārvaldnieks ir kaut kas vairāk nekā tikai mākoņu failu glabāšanas sistēma servera telpa ir iekļauta paketē. Pakalpojums ietver dažādu veidu dokumentācijas publicēšanas ietvarus. Piemēram, Passportal sistēmā lietotājiem ir ļoti viegli izveidot tiešsaistes zināšanu bāzi. Rīks ietver rediģēšanas komplekts kā arī ļauj augšupielādēt dokumentus failu glabāšanas sistēmā.

Failu glabāšanas sistēma ir aizsargāts ar šifrēšanu un piekļuvi atļauj tikai ar paroli aizsargāti lietotāju konti.

Šī sistēma ir lieliski piemērota komandas informācijas dokumentu un lietotāju informācijas sistēmu izveidošanai, kā arī korporatīvo dokumentu pārvaldībai. Ja jūs interesē arī paroļu pārvaldības utilīta paketē, šo rīku var integrēt ar Active Directory un LDAP sistēmas, lai vienotu visa uzņēmuma piekļuves tiesības vienuviet.

Par Passportal tiek iekasēta maksa pēc abonēšanas vienam lietotājam, maksā katru mēnesi iepriekš. Lai izmantotu pakalpojumu, nav nepieciešams slēgt līgumu, un nav minimālā abonēšanas perioda prasības. Sistēmai ir vairāki īrnieki, tāpēc, ja MSP vēlas pārdot SolarWinds dokumentu pārvaldnieku saviem klientiem, viņi katram var dot katram savu segmentētu krātuves vietu, kas katram klientam tiek nodalīta atsevišķi. Jūs varat pieprasīt demonstrāciju viņu vietnē.

SolarWinds PassportalGet demonstrācija

2. IT līme

ITGlue

IT līme ir mākonis balstīts pakalpojums un tas ir ļoti līdzīgs Passportal, jo tajā ir apvienota arī paroļu un dokumentu pārvaldība. Tāpat kā Passportal, šo rīku pārdod pārvaldītajiem pakalpojumu sniedzējiem, taču tam ir arī versija, kas paredzēta tiešajiem pirkumiem no tiešo lietotāju uzņēmumiem. Šī versija tiek saukta MyGlue un to MSP var iegādāties kā papildinājumu IT līmei vai abonēt kā atsevišķu paketi. IT Līme ir pieder Kaseya, kas arī ražo RMM un PSA programmatūru MSP.

Papildus interfeisam, kas ļauj dokumentus augšupielādēt un saglabāt IT līmes sistēmā, lietotāja interfeiss ietver arī zināšanu bāzes / wiki stila redaktoru, kas palīdz komandām izveidot informācijas avotus, izmantojot vadāmu struktūru. Redaktoros ir iekļautas dažādu veidu dokumentācijas veidnes, un tās darbojas kā ceļvedis, sagatavojot jaunus dokumentus platformā. Spēja izvietot ietvaru ir īpaši svarīga strukturētiem informācijas veikaliem, piemēram, Wikis.

IT līmes paketē ir glabāšanas telpa, kas segmentēta katram lietotājam un Lai piekļūtu, ir nepieciešami akreditācijas dati. Šīs piekļuves tiesības var pārvaldīt paroļu pārvaldniekā, kas ir iebūvēts IT līmes platformā. Dokumentu glabāšana ir šifrēta un visi pārsūtījumi starp jūsu vietni un ITGlue sistēmu tiek aizsargāti arī ar šifrēšanu. Tas ietver failu augšupielādi un lejupielādi, kā arī sakarus starp konsoles programmatūru ITGlue serverī un to lietotāju pārlūkprogrammām, kuri piekļūst informācijas panelim..

IT līmes paketi var papildināt ar papildinājumi. MyGlue sistēma ir viena no šīm. Vēl viena ir a tīkla atklāšanas sistēma, kurā būs visa aparatūra un programmatūra, kas darbojas jūsu vietnē. Šis process izveido jūsu IT infrastruktūras inventāru, kas tiek pastāvīgi atjaunināts. Tātad IT līmi ir iespējams izmantot sistēmas uzraudzība kā arī dokumentu un paroļu pārvaldība.

IT Līme ir maksā par abonēšanu. Tas ir iepakots trīs izdevumos: Pamata, Izvēlieties, un Uzņēmējdarbība - visos plānos ir iekļauta dokumentācijas platforma. Maksas tiek iekasētas no viena lietotāja mēnesī.

3. ITBoost

ITBoost informācijas panelis

ITBoost ir vēl viens uz mākoņiem balstīta dokumentu pārvaldības sistēma kas tiek pārdots JTP, bet to varētu izmantot arī iekšējie IT departamenti. Pakalpojums ir pieder ConnectWise, kas arī ražo infrastruktūras pārvaldības sistēmas un MSP atbalsta programmatūru. Tāpat kā ITGlue un Passportal, ITBoost ietver arī paroļu pārvaldnieku.

Pakalpojuma administratora informācijas panelī ietilpst monitors dokumentu glabāšanas vietai kas ir iekļauts iepakojumā. Šīs dokumentācijas sistēmas galvenais mērķis ir izveidot un uzturēt zināšanu pamats. Tomēr ne visiem dokumentiem jābūt pieejamiem lietotājiem. Sistēma ļauj importēt vai eksportēt dokumentus, kā arī ir iespējams turēt dokumentus privātus un tos, kas lietotājiem nav pieejami zināšanu bāzei..

Sistēma ļauj izveidot dažādas kategorijas dokumentu grupas, piemēram, padomus lietotājiem un rokasgrāmatas iekšējai lietošanai, kas paredzēta JTP vai IT nodaļas darbiniekiem. Departamenta dokumentu piemērs ir standarta darbības procedūras (SOP). Lietotāju rokasgrāmatas tiktu pievienotas uz lietotāju orientētām zināšanu bāzei. Trešā kategorija ir zināšanu bāze, kas paredzēta JTP apkalpojošo klientu uzņēmumu klientiem. Šajā kategorijā ietilpst arī atgriezeniskās saites formas lai klienti varētu aizpildīt un novērtēt saņemto preču, pakalpojumu vai atbalsta kvalitāti.

ITBoost platformā ietilpst dokumentu redaktori kas dod iespēju radīt dokumentus vidē. Sistēmu var izmantot vai nu kā primāro dokumentu krātuvi, vai kā dublēšanas / tiešās apstrādes sistēmu, ar oriģinālo dokumentu palīdzību atsevišķā dokumentu krātuvē uz vietas vai citā mākoņa krātuves pakalpojumā.

Visi datu krājumi ir aizsargāti ar šifrēšana tāpat kā visi sakari starp lietotāju un ITBoost serveriem. Dokumentus aizsargā revīzijas kontrole.

Plānā ir iekļautas citas sistēmas pārvaldības funkcijas, piemēram, konfigurācijas kontrole un dublēšana. Ir arī SSL sertifikātu pārvaldība funkcija platformā.

ITBoost integrējas ar dažām ConnectWise sistēmas administrēšanas sistēmām, piemēram, ConnectWise vadība, ConnectWise automatizējiet, un ConnectWise Pārvaldīt. Tas tiks integrēts arī ar MSP RMM un PSA programmatūru, ko ražo citi pakalpojumu sniedzēji, piemēram, SolarWinds, Pulseway, Atera un Kaseya. ITBoost ir pieejams 14 dienu bezmaksas izmēģinājuma versijā.

4. Sakļaušanās

Konflikts

Konflikts, autors Atlassian, tiek plaši izmantots IT projektu dokumentēšanai. Tas labi integrējas ar Jira, kas ir projekta vadības rīks, ko ražo tas pats uzņēmums. Tāpēc šis dokumentu pārvaldības rīks būtu īpaši laba izvēle, ja meklējat projektu vadības dokumentu glabāšanas sistēmu. Confluence un Jira kombinācija ir īpaši piemērota veikli attīstības projekti.

Confluence sistēma ir mākonis balstīts pakalpojums kas ietver dokumentu glabāšanas vietu. Tas ir pieejams arī kā lokālā programmatūra. Ir iespējams augšupielādēt dokumentus dokumentu krātuvē, kā arī importējiet tos dokumentu noformēšanas sistēmā kas ir daļa no saplūšanas platformas. Biežāk tiek sagatavota dokumentācija Confluence redaktoros un pēc tam tekstu saglabāts Confluence sistēmā kā dokumenta prezentācijas struktūras sastāvdaļa..

Redaktorā ir iekļautas veidnes, kas darbojas kā vietņu CSS sistēma un kuras uzliek konsekvents prezentācijas formāts dokumentu paketei. Faktiski Confluence dokumenta gala produkts izskatās daudz kā tīmekļa lapa.

Confluence sistēmā ir ne tikai dokumentu bāzes veidošana, bet arī izveides iespēja komandas sadarbības lapas. Tie ietver tērzēšanas forumus uzdevumu koordinēšanai, paziņojumus un paziņojumus.

Mākonis balstītu pakalpojumu tirgo trīs izdevumos, un lokālā programmatūra ir pieejama, izmantojot divas pirkšanas iespējas.

Trīs Cloud Confluence izdevumi ir Bezmaksas, Standarta, un Piemaksa. Bezmaksas versija ir piemērota maziem uzņēmumiem, jo ​​tā ietver dokumentu pārvaldības sistēmu, bet ir paredzēta tikai 10 lietotājiem. Standarta un Premium versijas ļauj vienam kontam izmantot līdz 5000 lietotājiem. Maksas versijās ir iekļauta audita reģistrēšana, kas jums būs nepieciešama, ja ievērosit datu drošības standartu. Premium izdevumā ietilpst analītikas modulis. Bezmaksas kontā iekļautā krātuves telpa ir 2 GB, standarta kontā ir iekļauti 250 GB un Premium izdevumā ir neierobežota krātuves vieta.

Lokālās versijas ir Serveris, ar vienreizēju maksu, pamatojoties uz lietotāju skaitu, un  Datu centrs, kurā ir iekļauta dublējuma krātuve mākoņiem, un cena par gadu.

5. G-Suite

Google disks

Google G Suite ir uz mākoņiem balstīta biznesa pakete kas pievieno administrēšanas konsoli vairākiem Google tiešsaistes produktiem, kurus parasti var brīvi izmantot. Šie rīki ir Gmail, Hangouts, Kalendārs, Dokumenti, Izklājlapas, Slaidi, Saglabāt, Veidlapas, Vietnes un Google disks. Lai gan tas būtībā ir produktivitātes komplekts, vadības sistēma un mākoņglabātuve padara to par dokumentu pārvaldības rīku.

Dokumenti, izklājlapas un slaidi ir līdzvērtīgi dokumentiem Microsoft Word, Excel, un PowerPoint. Failus, kas izveidoti ar šiem Microsoft produktiem, var augšupielādēt Google diskā un saglabāt, apskatīt un koplietot caur to. Tomēr, lai iegūtu pilnīgas sadarbības funkcijas, šie dokumenti ir jāimportē līdzvērtīgā Google formātā, ko ir viegli izdarīt.

Dokumentu pārvaldnieka konsole ļauj administratoram izsniegt akreditācijas datus, lai piekļūtu uzņēmuma Google diska krātuves vietas privātam, segmentētam apgabalam. G Suite sistēmā ietilpst dokumentu anotācija un vadīklas, kas piešķirtas veidotājam par to, kam ir pieeja dokumentam un kāda piekļuves pakāpe ir citiem. A mobilo ierīču pārvaldība Dokumentu pārvaldnieka rīks kontrolē un reģistrē, kā katram dokumentam var piekļūt no mobilajām ierīcēm. Izdzēstos dokumentus var atjaunot un visas izmaiņas tiek reģistrētas, ļaujot dokumentus atgriezt iepriekšējās versijās.

G Suite ir pieejams trīs izdevumos: Pamata, Bizness, un Uzņēmējdarbība. Tajos ietilpst dokumentu pārvaldības konsole un lietotāja paroļu pārvaldības sistēma ar paroļu glabātuvi. Pamata izdevumam ir 30 GB krātuves, savukārt izdevumiem Business un Enterprise ir neierobežota vieta mākoņu krātuvei. Google piedāvā 14 dienu bezmaksas izmēģinājuma versiju katram plānam.

6. Zoho Office Suite

Zoho birojs

Zoho Office Suite ir tiešsaistes produktivitātes programmatūras pakete, kas atspoguļo elementus, kas ietverti Microsoft Office.  Privātpersonas šo pakalpojumu var izmantot bez maksas, taču uzņēmumiem ir jāmaksā par sistēmu, lai to iegūtu pievienotās komandas un dokumentu pārvaldības funkcijas. Komandas sistēmas versiju var brīvi izmantot līdz pieciem lietotājiem.

administrācijas pults no Zoho Office Suite, ļauj iestatīt lietotāju kontus krātuves vietā. Piekļuve krātuvei dubultojas arī kā dokumentu redaktora konti. Lietotāji var augšupielādēt dokumentus mapēs vai izveidot jaunus dokumentus. Katram dokumenta īpašniekam ir tiesības atļaut piekļuvi citiem un norādīt darbības, kuras šie kolēģi var veikt, izskatot katru failu atsevišķi. Ir arī iespējams iestatīt koplietotās mapes kas šiem dalībniekiem automātiski piešķir pilnīgas piekļuves tiesības tajos glabātajiem dokumentiem.

Tiek izsaukti Zoho Office Suite redaktori Zoho rakstnieks, Zoho lapa, un Zoho šovs; tie ir saderīgi ar Microsoft Word, Excel un PowerPoint. Komplektā ietilpst arī Zoho piezīmju grāmatiņa, kas ir līdzīgs Microsoft OneNote. Vēl viena lietotāja iezīme šajā dokumentu pārvaldības sistēmā ir Zia, virtuālais palīgs, kas veic tādus pakalpojumus kā pareizrakstības pārbaude un lietotāju palīdzība.

Zoho Office komplekts tiek iekasēts par abonēšanu vienam lietotājam mēnesī. Tas ir pieejams trīs izdevumos: Bezmaksas, Standarta, un Piemaksa. Bezmaksas versijā ietilpst 5 GB mākoņu krātuves vienam lietotājam. Standarta versijā katram lietotājam atvēlētā krātuve ir 100 GB, un katrs lietotājs saņem 1 TB vietas ar Premium plānu. Gan standarta, gan premium plānus var pārbaudīt 15 dienu bezmaksas izmēģinājumā.

7. DocuWare mākonis

DocuWare

DocuWare mākonis ir tikai dokumentu pārvaldības sistēma - tajā nav tiešsaistes redaktoru dokumentu izveidošanai. Šī pakalpojuma mērķis ir sniegt dokumentu glabāšanas un arhivēšanas funkcijas. Pēc dokumentu izveidošanas, izmantojot tādu lietojumprogrammu kā Microsoft Word, lietotājs tos augšupielādē personiskajā “paplāte”Mākoņu krātuvē. Šī paplāte ir šī lietotāja personiskā telpa. Paplāti lietotāja Windows pārlūkā var iestatīt kā mapi, lai, saglabājot dokumentus, tie automātiski tiktu augšupielādēti, un lietojumprogrammas darbvirsmā uzreiz iegūtu piekļuvi mākonī saglabātiem dokumentiem, tos vispirms neielādējot..

Reiz mākonī, dokumentus var koplietot nosūtot saiti, nevis nosūtot pa e-pastu dokumenta kopiju. DocuWare serverī var saglabāt visu veidu failus, ieskaitot skenēto dokumentu un multivides failu attēlus. DocuWare serveris indeksējiet katru failu, meklējot pēc atslēgvārdiem, lai varētu viegli izgūt, piemēram, juridiskas procedūras e-atklāšanas posmā vai revīzijas laikā.

Lai gan paketē DocuWare Cloud nav visaptveroša Microsoft Office stila redaktoru komplekta, šajā platformā dokumentu skatītājs. Šim skatītājam ir dažas rediģēšanas funkcijas, piemēram, spēja atzīmēt tekstu un anotēt dokumentus.

Ir redzams gan īpašnieka lietotājs, gan administrators metrika katram dokumentam veikalā. Tāda informācija kā faila lielums, lappušu skaits, autors un atslēgvārdi ir pieejama atsevišķiem failiem, katrai teknei un kontam kopumā..

DocuWare Cloud ir mākonis balstīta sistēma, un tā ir pieejama četros izdevumos: Pamata, Pro, Uzņēmējdarbība, un Lielais uzņēmums. Galvenā atšķirība starp tām ir katram atvēlētais krātuves apjoms un lietotāju skaits, ko katrs plāns atļauj. Jūs varat piekļūt DocuWare Cloud 30 dienu bezmaksas izmēģinājuma versijai.

Dokumentu pārvaldības rīka izvēle

Definīcija “dokumentu pārvaldība”Ir ļoti plašs un ietver plašu iespēju klāstu. Ja vēlaties komandas produktivitātes komplektu ar administratora konsoli, opcijas atradīsit mūsu ieteikumu sarakstā. Ja vēlaties tikai dokumentu glabāšanas un arhivēšanas pakalpojumus ar manuālām un automātiskām pārvaldības funkcijām, to atradīsit arī jūs.

Mūsu ieteikumu sarakstā ir dokumentu pārvaldnieki, kas ir piemēroti JTP un IT nodaļām. Šajā sarakstā ir rīki, kas pārformatēs un standartizēs visu dokumentāciju, glabās tos oriģinālajā formātā vai nodrošinās redaktorus, kas ļaus visu informāciju vienmērīgi parādīt.

Neatkarīgi no tā, vai jums ir nepieciešams dokumentu pārvaldnieks glabāšanai vai prezentācijai, starp mūsu ieteikumiem atradīsit pareizo risinājumu.

Brayan Jackson Administrator
Candidate of Science in Informatics. VPN Configuration Wizard. Has been using the VPN for 5 years. Works as a specialist in a company setting up the Internet.
follow me
Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

8 + 2 =

map