7 Najlepší softvér na správu dokumentov

7 Najlepší softvér na správu dokumentov


Nástroje na správu dokumentov kombinujú úložné zariadenia s funkciami prístupových práv. Najlepšie systémy umožňujú administrátorom, vedúcim tímu a jednotlivým používateľom vyjadriť sa, ako môžu súbory v systéme získať prístup. Systém správy dokumentov v ideálnom prípade obsahuje aj prvky kontinuity, ktoré umožňujú podnikom zotaviť sa z katastrof.

Na trhu je dnes k dispozícii široká škála nástrojov na správu dokumentov a ich preskúmanie bude trvať dlho. Skrátili sme úlohu preskúmania trhu nástrojov na správu dokumentov vytvorením užšieho výberu.

Ak nemáte čas prečítať si celý príspevok, tu je náš zoznam najlepších nástrojov na správu dokumentov:

  1. Passportal SolarWinds (GET DEMO) Správca hesiel a správca dokumentov dostupný z cloudu.
  2. IT Lepidlo Správca dokumentov a hesiel v cloude.
  3. ITBoost Systém správy dokumentov v cloude.
  4. sútok Systém správy dokumentov, ktorý sa široko používa pre IT projekty.
  5. G-Suite Kombinácia Disku Google a Dokumentov Google predávaných firmám.
  6. Zoho Office Suite Balík editorov dokumentov, ukladacích priestorov a nástrojov na správu dokumentov.
  7. Mrak DocuWare Služba na ukladanie, archiváciu a správu dokumentov v cloude.

Najlepšie nástroje na správu dokumentov

Viac informácií o každom z týchto systémov nájdete v nasledujúcich častiach.

1. SolarWinds Passportal (GET DEMO)

Pasová palubná doska

Passportal od spoločnosti SolarWinds je zameraná na poskytovateľov riadených služieb a je na trhu prostredníctvom internetu SolarWinds MSP delenie. Navrhuje sa, aby MSP používali systém správy dokumentov ako pre svoju vlastnú dokumentáciu, tak aj ako pridanú službu, ktorú si môžu klienti všimnúť..

Neexistuje žiadny dôvod, prečo by spoločnosti nemali systém získavať priamo pre vlastnú potrebu. Toto je cloudová služba a tak je prístupný z ľubovoľného operačného systému prostredníctvom prehliadača.

Súčasťou balíka Passportal Suite je aj správca hesiel a správca dokumentov. Toto je základný balík služby Passportal, takže nie je možné prihlásiť sa iba na nástroj na správu dokumentov, ktorý sa nazýva Správca dokumentov SolarWinds.

Správca dokumentov SolarWinds je však viac než len systém na ukladanie súborov v cloude Serverový priestor je súčasťou balíka. Služba obsahuje publikačné rámce pre rôzne typy dokumentácie. Napríklad je veľmi ľahké vytvoriť online databázu poznatkov pre používateľov v systéme Passportal. Tento nástroj obsahuje editačný balík ako aj povolenie nahrávania dokumentov do systému na ukladanie súborov.

Systém na ukladanie súborov je chránené šifrovaním a prístup je povolený iba pomocou používateľských účtov chránených heslom.

Tento systém je vynikajúci na vytváranie tímových informačných dokumentov a užívateľských informačných systémov, ako aj na správu podnikových dokumentov. Ak máte tiež záujem o pomocný program na správu hesiel v balíku, tento nástroj sa môže integrovať do Aktívny adresár a LDAP systémy na zjednotenie prístupových práv celej vašej firmy na jednom mieste.

Pas je spoplatnený podľa predplatného na používateľa, vyplácané mesačne vopred. Na používanie služby nie je potrebné uzavrieť zmluvu a nevyžaduje sa žiadna minimálna doba predplatného. Systém je viac nájomcom, takže ak MSP chcú predať Správcu dokumentov SolarWinds svojim klientom, môžu každému z nich poskytnúť svoj vlastný segmentovaný úložný priestor, ktorý je pre každého klienta vedený oddelene. Môžeš požiadať o ukážku na ich webových stránkach.

Demo pre SolarWinds PassportalGet

2. Lepidlo IT

ITGlue

IT Lepidlo je cloudová služba a je veľmi podobný Passportalu, pretože kombinuje aj správu hesiel a dokumentov. Rovnako ako Passportal, tento nástroj sa predáva poskytovateľom spravovaných služieb, má však aj verziu, ktorá je určená na priamy nákup spoločnosťami koncového používateľa. Táto verzia sa nazýva MyGlue a môžu si ich MSPs kúpiť ako doplnok k IT Glue alebo si ich objednať ako samostatný balík. IT Lepidlo je vo vlastníctve spoločnosti Kaseya, ktorý tiež vyrába softvér RMM a PSA pre MSP.

Používateľské rozhranie umožňuje ukladanie a ukladanie dokumentov v systéme IT Glue, ale tiež editor databázy znalostí / wiki, ktorý pomáha tímom vytvárať informačné zdroje prostredníctvom riadenej štruktúry. Redaktori obsahujú šablóny pre rôzne typy dokumentácie, ktoré slúžia ako pomôcka pri príprave nových dokumentov v rámci platformy. Schopnosť nasadenia rámca je obzvlášť dôležitá pre sklady štruktúrovaných informácií, ako napríklad Wikis.

Balík IT Glue obsahuje úložný priestor, ktorý je segmentovaný podľa používateľov a vyžaduje prihlasovacie údaje. Tieto prístupové práva je možné spravovať v rámci správcu hesiel, ktorý je zabudovaný do platformy IT Glue. Ukladanie dokumentov je šifrované a všetky prevody medzi vašimi stránkami a systémom ITGlue sú tiež chránené šifrovaním. To zahŕňa nahrávanie a sťahovanie súborov a tiež komunikáciu medzi softvérom konzoly na serveri ITGlue a prehliadačmi používateľov, ktorí pristupujú k dashboardu..

Balík IT Glue môže byť rozšírený o add-ons. Jedným z nich je systém MyGlue. Ďalším je a sieťový vyhľadávací systém, ktorý obsahuje zoznam všetkého hardvéru a softvéru fungujúceho na vašej lokalite. Tento proces vytvára inventár vašej IT infraštruktúry, ktorý je neustále aktualizovaný. Preto je možné použiť IT lepidlo monitorovanie systému ako aj správu dokumentov a hesiel.

IT Lepidlo je zaplatené za predplatné. Balí sa v troch vydaniach: základné, vybrať, a podnik - všetky plány zahŕňajú platformu dokumentácie. Za užívateľa sa účtujú poplatky mesačne.

3. ITBoost

Informačný panel ITBoost

ITBoost je ďalší cloudový systém správy dokumentov ktorý sa predáva na trhu MSP, ale mohli by ho používať aj interné oddelenia IT. Táto služba je vo vlastníctve ConnectWise, ktorý tiež vyrába systémy riadenia infraštruktúry a softvér na podporu MSP. Rovnako ako ITGlue a Passportal, aj ITBoost obsahuje aj správcu hesiel.

Ovládací panel služby zahŕňa monitor úložného priestoru dokumentov ktorá je súčasťou balenia. Hlavným cieľom tohto dokumentačného systému je vytvorenie a údržba a vedomostná základňa. Používatelia však nemusia mať k dispozícii všetky dokumenty. Systém umožňuje importovať alebo exportovať dokumenty a je tiež možné uchovávať dokumenty v súkromí a používateľom, ktorí nie sú k dispozícii pre vedomostnú základňu, ich môžu vidieť..

Systém umožňuje vytváranie rôznych kategórií skupiny dokumentov, ako sú rady pre používateľov a príručky pre interné použitie pracovníkmi MSP alebo oddelenia IT. Príkladom rezortných dokumentov by mohli byť štandardné prevádzkové postupy (SOP). Používateľské príručky by sa pridali do databázy znalostí zameranej na používateľa. Treťou kategóriou je vedomostná základňa, ktorá je určená na použitie zákazníkmi klientskych spoločností obsluhovaných MSP. Táto kategória tiež zahŕňa formuláre spätnej väzby aby zákazníci vyplnili a dali svoje hodnotenie kvality tovaru, služieb alebo podpory, ktorú dostali.

Platforma ITBoost zahŕňa editory dokumentov ktoré umožňujú vytváranie dokumentov v prostredí. Systém môže byť použitý ako primárne úložisko dokumentov alebo ako zálohovací / živý systém, pričom originálne dokumenty pomáhajú v samostatnom úložisku dokumentov na mieste alebo v inej službe cloudového ukladania..

Všetky ukladané údaje sú chránené pomocou šifrovanie rovnako ako všetka komunikácia medzi používateľom a servermi ITBoost. Dokumenty sú chránené kontrolami revízií.

Tento plán obsahuje ďalšie funkcie správy systému, ako napr riadenie konfigurácie a zálohovanie. K dispozícii je tiež Správa certifikátov SSL na platforme.

ITBoost sa integruje s niektorými zo systémov na správu systému ConnectWise, napríklad ConnectWise Control, ConnectWise Automate, a Správa ConnectWise. Bude sa tiež integrovať do softvéru MSP RMM a PSA vyrábaného inými poskytovateľmi, ako sú SolarWinds, Pulseway, Atera a Kaseya. ITBoost je k dispozícii na 14-dňovú bezplatnú skúšobnú verziu.

4. Sútok

sútok

sútok, podľa Atlassian, je široko používaný pre projektovú dokumentáciu IT. Integruje sa dobre Jira, čo je nástroj na riadenie projektov vyrábaný tou istou spoločnosťou. Tento nástroj na správu dokumentov by preto bol obzvlášť dobrou voľbou, ak hľadáte úložný systém dokumentácie pre riadenie projektu. Kombinácia Confluence a Jira je zvlášť vhodná pre agilné rozvojové projekty.

Systém Confluence je cloudová služba ktorý obsahuje priestor na ukladanie dokumentov. Je tiež k dispozícii ako miestny softvér. Je možné nahrať dokumenty do skladu dokumentov a tiež importujte ich do systému prezentácie dokumentov ktorá je súčasťou sútokovej platformy. Je bežnejšie vytvárať dokumentáciu v editoroch Confluence a potom ukladať text v systéme Confluence ako súčasť štruktúry prezentácie dokumentu..

Editor obsahuje šablóny, ktoré fungujú ako systém CSS pre webové stránky a ukladajú ich konzistentný prezentačný formát pre súbor dokumentov. V skutočnosti konečný produkt dokumentu Confluence vyzerá podobne ako webová stránka.

Konfluenčný systém okrem vytvárania základne dokumentov zahŕňa aj prostriedky na vytvorenie stránky tímovej spolupráce. Patria sem diskusné fóra na koordináciu úloh, oznámenia a oznámenia.

Cloudová služba sa predáva v troch vydaniach a softvér v priestoroch je k dispozícii prostredníctvom dvoch možností nákupu.

Tri vydania Cloud Confluence sú zadarmo, štandardné, a poistné. Bezplatná verzia je vhodná pre malé podniky, pretože obsahuje systém správy dokumentov, ale je obmedzená na 10 používateľov. Verzie Standard a Premium umožňujú až 5 000 používateľov na jeden účet. K plateným verziám patrí protokolovanie auditu, ktoré budete potrebovať, ak budete postupovať podľa štandardu zabezpečenia údajov. Edícia Premium obsahuje analytický modul. Úložný priestor zahrnutý do bezplatného účtu je 2 GB, štandardný účet obsahuje 250 GB a edícia Premium obsahuje neobmedzený úložný priestor.

Miestne verzie sú server, - s jednorazovým poplatkom podľa počtu používateľov a -  Dátové centrum, ktorý zahŕňa úložisko zálohovania v cloude a ceny sa účtujú ročne.

5. G-Suite

disk Google

Google G Suite je obchodný balík typu cloud ktorý pridáva správcovskú konzolu do množstva produktov online spoločnosti Google, ktoré sa zvyčajne používajú bezplatne. Týmito nástrojmi sú Gmail, Stretnutia, Kalendár, Dokumenty, Tabuľky, Prezentácie, Keep, Formuláre, Weby a Disk Google. Aj keď ide v podstate o produktivitu, zahrnutie systém riadenia a cloud-ové úložisko robí z toho nástroj na správu dokumentov.

Dokumenty, Tabuľky a Prezentácie sú ekvivalentom Microsoft Word, vynikať, a Power Point. Súbory vytvorené pomocou týchto produktov spoločnosti Microsoft je možné nahrávať na Disk Google a ukladať, prezerať a zdieľať prostredníctvom nich. Na získanie úplných funkcií spolupráce je však potrebné tieto dokumenty importovať do ekvivalentného formátu Google, čo je ľahké.

Konzola správcu dokumentov umožňuje správcovi vydávať poverenia na prístup do súkromnej segmentovanej oblasti úložného priestoru na Disku Google spoločnosti. Systém G Suite obsahuje anotácia dokumentu a kontroly poskytnuté tvorcovi nad tým, kto má prístup k dokumentu a aký stupeň prístupu majú ostatní. správa mobilných zariadení Tento nástroj v rámci správcu dokumentov riadi a zaznamenáva spôsob prístupu ku každému dokumentu z mobilných zariadení. Odstránené dokumenty sa dajú obnoviť a všetky zmeny sa zaznamenávajú, čo umožňuje vrátiť dokumenty späť do predchádzajúcich verzií.

G Suite je k dispozícii v troch vydaniach: základné, obchodné, a podnik. Všetky zahŕňajú konzolu na správu dokumentov a systém na správu používateľských hesiel s úschovňou hesiel. Vydanie Basic má úložisko 30 GB, zatiaľ čo vydania Business a Enterprise majú neobmedzený úložný priestor v cloude. Spoločnosť Google ponúka pre každý plán bezplatnú 14-dňovú skúšobnú verziu.

6. Zoho Office Suite

Zoho Office

Zoho Office Suite je online balík produktivity softvéru, ktorý odráža prvky obsiahnuté v Microsoft Office.  Službu môžu využívať bezplatne jednotlivci, ale podniky musia za tento systém platiť pridané funkcie správy tímov a dokumentov. Tímovú verziu systému je možné používať až pre päť používateľov.

administračná konzola programu Zoho Office Suite umožňuje nastaviť používateľské účty na úložnom priestore. Prístup k úložisku sa zdvojnásobí aj ako účty editora dokumentov. Užívatelia môžu nahrať dokumenty do svojich priečinkov alebo vytvárať nové dokumenty. Každý vlastník dokumentu má právo povoliť prístup k ostatným a určiť činnosti, ktoré títo kolegovia môžu vykonávať v jednotlivých súboroch. Je tiež možné nastaviť zdieľané priečinky ktoré automaticky poskytujú týmto účastníkom úplné prístupové práva k dokumentom uloženým v nich.

Volajú sa editory zo sady Zoho Office Suite Zoho Spisovateľ, Zoho Sheet, a Zoho Show; sú kompatibilné s programami Microsoft Word, Excel a PowerPoint. Súčasťou apartmánu je aj Zoho Notebook, čo je podobné Microsoft OneNote. Ďalšou funkciou užívateľa v tomto systéme správy dokumentov je Zia, virtuálna asistentka, ktorý vykonáva služby, ako je kontrola pravopisu a pomoc používateľom.

Za balík Zoho Office sa účtuje poplatok za predplatné na užívateľa za mesiac. Je k dispozícii v troch vydaniach: zadarmo, štandardné, a poistné. Bezplatná verzia obsahuje 5 GB úložného priestoru v cloude na používateľa. Úložný priestor pridelený každému používateľovi v štandardnej verzii je 100 GB a každý užívateľ získa 1 TB priestoru pomocou plánu Premium. Plány Standard aj Premium je možné testovať na 15-dňovej bezplatnej skúšobnej verzii.

7. DocuWare Cloud

DocuWare

Mrak DocuWare je čisto systém správy dokumentov - nezahŕňa editorov online na vytváranie dokumentov. Cieľom tejto služby je poskytovať funkcie na ukladanie a archiváciu dokumentov. Po vytvorení dokumentov pomocou aplikácie, ako je Microsoft Word, ich používateľ odovzdá do osobného „podnos“V úložisku typu cloud. Tento podnos je pre daného používateľa osobným priestorom. Zásobník je možné nastaviť ako priečinok v Prieskumníkovi Windows používateľa, takže ukladanie dokumentov ich automaticky ukladá a aplikácie na pracovnej ploche okamžite získajú prístup k dokumentom uloženým v cloude bez toho, aby ich museli najprv sťahovať..

Raz v cloude, dokumenty je možné zdieľať odoslaním odkazu namiesto odoslania kópie dokumentu e-mailom. Na server DocuWare môžu byť uložené všetky druhy súborov vrátane obrázkov naskenovaných dokumentov a mediálnych súborov. Server DocuWare bude indexovať každý súbor, hľadanie kľúčových slov na uľahčenie ich získania, napríklad počas fázy elektronického zisťovania právneho postupu alebo auditu.

Aj keď v balíku DocuWare Cloud neexistuje komplexná sada editorov v štýle Microsoft Office, táto platforma zahŕňa prehliadač dokumentov. Tento prehliadač má niektoré funkcie na úpravu, napríklad schopnosť označovať text a komentovať dokumenty.

Užívateľ vlastníka aj správca ich môžu vidieť metriky pre každý dokument v obchode. Podrobnosti ako veľkosť súboru, počet strán, autor a kľúčové slová sú k dispozícii pre jednotlivé súbory, pre každý zásobník a pre účet ako celok.

DocuWare Cloud je cloudový systém a je k dispozícii v štyroch vydaniach: základné, pre, podnik, a Veľký podnik. Hlavný rozdiel medzi nimi je množstvo úložného priestoru prideleného každému a počet používateľov, ktorý umožňuje každý plán. Cloud DocuWare Cloud máte prístup k 30-dňovej bezplatnej skúšobnej verzii.

Výber nástroja na správu dokumentov

Vymedzenie pojmu „správa dokumentov“Je veľmi široký a zahŕňa širokú škálu možností. Ak chcete tímovú produktivitu so správcovskou konzolou, nájdete možnosti v našom zozname odporúčaní. Ak chcete iba službu ukladania a archivácie dokumentov s funkciami manuálnej a automatickej správy, nájdete to tiež.

Náš zoznam odporúčaní obsahuje správcov dokumentov, ktorí sú vhodní pre MSP a oddelenia IT. V tomto zozname sú nástroje, ktoré preformátujú a štandardizujú všetku dokumentáciu, uložia ich v pôvodnom formáte alebo poskytnú editory, ktoré vám umožnia jednotne prezentovať všetky vaše informácie..

Či už potrebujete správcu dokumentov pre ukladanie alebo prezentáciu, medzi našimi odporúčaniami nájdete správne riešenie.

Brayan Jackson Administrator
Candidate of Science in Informatics. VPN Configuration Wizard. Has been using the VPN for 5 years. Works as a specialist in a company setting up the Internet.
follow me
Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

32 + = 37

map